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加强内部管理 提高工作效能

发布日期:2019-06-14 17:51     来源:柳州市机关事务管理局

机关事务管理作为党政机关政务和事务工作“两个轮子”的重要一环,承担着保障机关正常运行的经费管理、资产管理、服务管理的重要职责。加强机关事务工作的管理和创新,对促进服务型、创新型和节约型机关建设将起到积极的作用。2012年以来,我局紧紧围绕“管理、保障、服务”三大职能和柳州市“二次创业”绩效考评工作部署,结合抓创新、促服务、强队伍、提效能”的目标要求,充分结合自身实际,创新推出内部绩效管理新模式,在规范岗位职责,强化制度管理、提升执行力和调动干部职工的主动性和创造性等方面发挥了积极的促进作用,取得了良好成效。

一、立足当前,准确定位,探索科学管理的有效措施

机关事务工作服务是核心、管理是基础、保障是目标。要实现机关事务工作科学发展和保障公务的目标任务,就必须在抓管理、促服务上下功夫,必须倡导“后勤不后”的思维和理念,按照中央八项规定、《机关事务管理条例》和中央关于厉行节约、反对浪费等一系列措施的要求,紧密结合实际,不断提高服务和管理水平。为此,我们首先对自身现状进行了深入分析研究,我们认为在管理上存在三个问题:一是由于“惯性思维”的影响,工作中还存在不少经验主义和事务主义的现象,没有统筹管理的意识,只顾埋头于琐事,不讲效率和创新,缺乏系统性、计划性和创造性。二是由于事务工作的具体性和分散性特点,在部门之间的协调配合相互补台上,时常出现推诿和脱节,影响工作的推进。三是由于事务工作比较繁杂、涉及面宽,需要建立一个行之有效的平台对各项工作进行梳理和考核。其次,我们及时总结贯彻执行全市“二次创业”绩效考评的实践经验,提出了内部绩效管理理念,研究出台了内部绩效管理工作机制和具体的实施方案。作为内部管理的重要抓手,它强调以改善行政管理、提高行政效能、增强执行能力为核心,以提高优质服务水平、落实重点工作为主要任务,通过运用现代绩效管理的理念和方法,努力构建一套符合科学发展要求、简便易行、管用有效的绩效管理工作体系。

二、着眼实际,深入推进,形成具有机关后勤特色的管理模式

(一)加强组织领导,构建扁平有序的组织体系。为使内部绩效管理更加有效,我们采用了扁平化的组织体系。局内部绩效考评工作领导小组由单位一把手直接负责,同时下设局内部绩效考评办公室(简称局内部绩效办),配备有专职的监察员,确保形成“领导小组统筹协调、绩效办具体监督考评、责任科室狠抓落实”的民主、高效、便捷的管理网络。

(二)明确考核目标,科学设计绩效考评指标体系。制定科学合理的绩效考评指标体系是实施绩效管理的核心环节,我们坚持在制定指标上下大功夫,精心设计相应的考评指标体系。严格按照科室(部门)的职责范围来设置考评指标,尽量做到设置不缺项、不漏项、不降低考评标准,内容涵盖机关事务各项工作,做到既全面综合,又突出重点,确保形成可报告、可量化、可核实的绩效考评指标。一是严格按照“快、准、细”的标准制定考评指标。“快”即注重提高抓目标落实的时效性,科学制定目标完成时限;“准”即目标制定要切合实际工作,准确反映部门工作职能和工作标准;“细”即强调细化分解目标任务,确保各项目标责任到人。二是采取业务指标与公共指标相结合的方式制定指标。业务指标为个性指标,一般由重点工作目标、常规工作目标和其他工作目标三大类构成。重点工作目标,主要是由市绩效办确定的年度重点工作、重点任务,以及本单位领导确定的重点工作任务。常规工作目标,主要是“三定”方案规定明确的主要职能。其他工作目标,主要是上级部门、市委市政府或本单位领导临时交办的其他工作任务。除了按照科室(部门)的职责、职能制定相应的业务指标外,还增设了公共考核指标,为共性指标,主要是对政治、业务学习、信息上报及作风纪律等方面进行考核。三是从机关事务工作的重点出发设置考核指标。在设置指标过程中,把握住机关事务工作重点,对涉及会议服务、绿化卫生、安全保卫、物业管理、周转房服务、基建维修与办公用房调配等方面的内容详细设置指标,要求部门和科室不能规避风险,不能因工作繁杂或难完成而不列入指标。四是结合单位工作实际制定加分规则。为进一步奖优罚劣,激励各科室(部门)创先争优,我们在实施内部绩效过程中还制定了加分规则,明确了可以申请加分的文字材料采用、表彰奖励与“评优评先”、工作开创或创新、工作肯定或经验推广、工作无差错等五大类别,并且每个加分类别均详细规定了具体的绩效表现、加分值和适用时间。其中“工作无差错”加分类别,是特意针对部分事务性较强的工作设置的,这些工作通常很少能够通过其它四类加到分。同时,为鼓励相关科室(部门)做好工作,我们规定该项工作在月绩效考核连续一定时间(如连续3个月/6个月/9个月/12个月)内如未被扣分,则可以根据规定申请加分。

(三)严格考核程序,合理确定考评方式方法。我们注意强化绩效考评的过程监督,逐步建立常态化、规范化的监督管理机制,主要采用指标考核、察访核验和领导评价相结合的方式对工作开展情况进行过程监督、跟踪问效,逐步形成了“任务制定—过程管理—多元评价—综合反馈—督促整改—绩效提升”的内部绩效管理工作流程,增强了考核的科学性、公正性。

实行考评过程阳光化。一方面,实现考核指标、评分原因、考核分数、考核等次、申诉复议“五公开”,开放式地让被考核科室(部门)动态掌握考核情况,随时了解考核进展,做到阳光考核,双向监督,透明公开。另一方面,引入“第三方”监督机制,即每月考核中,除局内部绩效办人员外,局领导和科室(部门)负责人轮流参加考核,对考核工作享有监督、建议和反映情况的权利,使考核操作更公正、更具信服力。

实行考评方式多样化。一是指标考核。由局内部绩效办组织实施,月底前定期根据各科室(部门)当月上报的目标任务进行逐项考核。考核实行百分制,实际得分按比例计入被考核科室(部门)月度绩效考评总分。二是察访核验。察访核验采用不定期方式进行,以现场核察为主,由局内部绩效办监察员会同一至两名局内部绩效办成员完成,其结果作为目标任务考核评定或直接扣减相应分值的依据。机关事务工作比较细致,很多工作很难量化去考核,所以平时的察访核验十分关键,如对机关大院的环境卫生,我们就采取不定期的察访核验形式进行考核,发现问题拍照留证,督促科室(部门)及时对照整改。三是领导评价。每月初召开一次内部绩效考评会,由各科室(部门)负责人向考评领导小组汇报上月工作完成情况,由局内部绩效办向领导小组汇报指标考核及察访核验结果,领导小组成员对被考评科室(部门)的工作情况进行评价。领导评价实行百分制,并将实际得分按比例计入被考评科室(部门)每月绩效考评总分。四是指标外考核。为避免有些科室(部门)规避困难,故意将一些难度较大、不容易完成的工作不列入指标,我们采取了指标外考核的方式,即有些工作虽不在指标范围内,但在检查中发现问题并且属于科室(部门)的职责职能范围内的,同样要扣分。

(四)注重结果应用,有效运用考评结果。有效运用考评结果是绩效管理制度生命力的保证,我们内部绩效管理工作机制运行两年来,因为注重考评结果的应用,切实发挥出了内部绩效考评的导向和激励约束作用。一是把考评结果作为评价科室(部门)工作的重要依据,充分激发了工作的主动性和积极性;二是把考评结果作为改进工作、加强管理的重要依据,督促其修补日常管理和机制制度中存在的漏洞,加强自身建设,提高管理水平;三是把考评结果作为中层干部考核、干部任用的重要依据,促进干部选拔作用工作的开展;四是把考评结果作为本局干部职工考评奖惩的重要依据,建立健干部职工激励机制。通过内部绩效考评,考出干劲、评出动力,充分发挥绩效考评的综合效应。

三、突出实绩,转化成果,提升机关事务工作科学发展水平

通过两年来的实践,我局内部绩效考评已进入常态化运作阶段,在加强系统化管理、理清科室职能定位、明确科室职责分工、促进科室协调合作等方面取得明显效果。

(一)营造和谐共赢绩效文化,工作积极性得到极大提高。绩效管理是借鉴现代企业成功管理经验,引入风险防范和正能量等先进理念,激励单位或个人发挥最大工作效能的创新型管理机制。通过实行内部绩效管理,干部职工对绩效管理理念、模式、手段有更深的认识,思想上也得到很大触动、启发和催化,对工作从被动应付到主动而为,实现了从“要我工作”向“我要工作”的转变,能够将工作目标任务在和谐、有序的状态下得到良好的贯彻执行。

(二)培养现代行政管理专业人才,人员素质得到提高。我们的内部绩效以考核工作实绩为重点,以严格目标责任分解为措施,将机关事务管理工作的各个环节和流程全部纳入绩效管理范畴,对各职能科室(部门)和工作岗位制定了权重不同、任务明确的考核指标,充分运用目标化管理鼓励干部职工创造性地开展工作,积极搭建干部想干事、能干事、干成事的事业平台,涌现出工作干劲较足、团结协作较好、工作效率较高的科室(部门)及工作突出的干部职工。对此我们充分运用考评结果,以内部绩效考评结果为依据,在全局范围内实施干部交流和轮岗,进一步提升干部队伍整体素质,充分调动全体干部职工的工作积极性和创造性。两年来,先后有5名干部工作突出得到提拔,4名干部进行轮岗交流。同时,按照年度内部绩效考核评定的等次确定考察学习的平台,召开经验交流会,交换学习感受和先进经验。针对实施绩效过程中发现的问题,我们还组织干部职工开展培训,已先后组织中层干部和积极分子参加“赢在中层”管理培训、新提拔干部培训及公共机构节能、安全管理、医疗卫生等业务培训。通过内部绩效管理工作的开展,提高了干部职工重管理、学管理、用管理的意识。

(三)强化部门责任,执行力得到明显增强。局内部绩效管理工作机制的建立和推行,使各项工作考核的内容和标准有了定量与定性的依据,从而有效杜绝“多干多扣分、少干少扣分、不干不扣分”的不良现象,各科室(部门)在明确各个阶段的工作任务和目标的同时,自觉按照局内部绩效考核制度中明确的责任,发挥各自的主观能动性,积极完成工作任务。两年来,我们优化规范了政府采购、招投标、会议服务等内部工作流程,各科室(部门)也按照职能和工作要求制定了提升行政效能的配套制度,重新梳理界定了科室、岗位职能交界处的工作衔接标准,如对辖区机关大院的管理,尤其是大院内单车棚、楼道等公共部位和死角处,行政科和保卫处对其各自管辖范围和职责标准经常有所争议,我们明确了如是杂物垃圾类则归行政科管理,如是堆积在消防通道影响安全的则归保卫处管理,避免了遇事相互推诿。通过局内部绩效管理,强化了内部管理,有效地提升了机关行政效能和执行力,使各项工作走上科学化、制度化、规范化的健康发展轨道。

(四)建立完善的绩效管理体系工作效能得到提升。通过实行内部绩效管理,我们构建起以结果为导向、同时注重过程的绩效管理模式,紧紧围绕机关事务工作业务流程优化、岗责体系明确、绩效目标设定、绩效目标推进与实施、绩效诊断分析与改进等内容,建立健全一套长效的绩效管理制度体系和工作机制,使工作效能得到很大提升。一是机构职能得到强化。进一步优化现有的服务保障措施,把星级服务标准应用于全市会议服务、机关办公区绿化美化和周转房服务工作中,切实抓好机关基建维修与办公用房调配、机关安全综合治理、机关防病治病、机关物业管理等重点工作,为机关建设提供扎实保障。二是社会化管理模式得到优化。积极探索更科学的社会化管理模式,以外包服务项目的形式对所辖区域的安保、绿化、卫生等提供专业服务。进一步完善服务需求,通过建立三级检查制度,细化考评办法,加大考评力度,并将考核结果与经济效益挂钩,有效促进服务管理和创新,使社会化服务管理更加完善、科学,服务保障水平不断提升。三是后勤服务更贴近机关需求。如进一步完善停车管理措施,切实解决了市政府文昌综合楼政务服务大厅办事群众停车难的问题;积极做好机关危旧房改造项目前期调研和准备工作,争取为机关干部职工缓解“住房难”问题;加大对所辖片区的巡查力度,重视服务对象满意度,不断提高了服务效率和水平。

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